Informationen für Einsender
Servicezentrum
Auftragsformulare
Bitte legen Sie jeder Einsendung an uns das entsprechende Auftragsformular vollständig und leserlich ausgefüllt bei.
Einsendeempfehlungen
Bitte beachten Sie die folgende Vorgaben, welche unsere Arbeit erleichtern und für schnellere sowie präzisere Befunde sorgen.
- Einsendung nur mit Auftragsformular inkl. Angaben zu Einsender, Patient, Material, Klinik und Fragestellung
- Jede Probe einzeln, eindeutig und wasserfest beschriften, bei mehreren Proben jeden Behälter einzeln kennzeichnen (z. B. Materialbezeichnung, Nummerierung)
- Untersuchungsproben können einzeln oder gesammelt bei Raumtemperatur verschickt werden
- Bei Nativmaterial Entnahmezeit auf dem Einsendeschein angeben
- Untersuchungsgut mit Gefährdungspotenzial (infektiös, radioaktiv, spitze Nadeln) kennzeichnen
- Im Zweifel eine Sektion durchführen lassen
- Fixierung:
- Gewebe fixiert einsenden (außer z. B. Schnellschnitt). Die Fixierung erfolgt i. d. R. in 4 % Formalin, neutral gepuffert
- Das Präparat sollte frei im Formalin schwimmen. Dies erfordert, im Vergleich zum Präparat, das 10-20-fache Formalinvolumen.
- Die Ischämiezeit (Zeit von Entnahme bis Fixierungsbeginn) sollte < 60 min (besser < 30 min) betragen
- Für molekularpathologische Analysen nimmt die Probenqualität mit zunehmender Zeitspanne bis zur Fixierung sowie mit zunehmender Fixationsdauer kontinuierlich ab
- Probengefäße
- Nur dicht schließende Probengefäße verschicken, aus denen kein Formalin auslaufen kann (besonders wichtig bei großen Resektaten)
- Größere Resektate erfordern Gefäße mit genügend weiter Öffnung, weil das Gewebe nach Formalinfixierung seine Elastizität verliert und enge Öffnungen nicht mehr passiert
- Übereinstimmung der Gefäßbeschriftung und Angaben auf Einsendeschein
- Präparatorientierung und -markierung
- Wenn beim Material nicht ersichtlich, sind Angaben zur räumlichen Orientierung hilfreich (oben/unten, rechts/links, medial/lateral, oral/aboral)
- Markierungen auf den Präparaten mit festsitzenden Fäden, Clips oder Farbstoffen sind hilfreich, ebenso intraoperative Fotos
- Flache Präparate, wie z. B. Schleimhautexzisaten, können auf Kork oder Schaumgummi aufgespannt werden
- Mamma(teil)resektate lassen sich vorteilhaft auf Folien aufspannen, deren Skizzen eine hervorragende Orientierung gewährleisten
- Schnellschnitt:
- Material möglichst schnell anliefern und nativ belassen, nicht fixieren
- Telefon-Nr. des OP-Saals und Entnahmezeit auf dem Auftragsformular angeben
- Schnellschnitte nachmitags voramnelden unter o. g. Tel.-Nr.
Die Probenannahme befindet sich gegenüber dem Haupteingang am Eingang des Zuschnittlabors.
Spezielle Empfehlungen zu den verschiedenen Materialarten
Anspruchsvolle zytologische Diagnostik erfordert neben einer korrekten Technik der Materialentnahme möglichst gut erhaltene Zellen. Dies lässt sich entweder durch sofortige Überbringung des - dann nativen - Materials ins Pathologische Institut erreichen oder durch korrekte Konservierung bzw. Fixation (Empfehlung: 4 % Formalin, neutral gepuffert). Sowohl unkorrektes Fixieren als auch längeres Stehenlassen von unfixiertem Material führen zu Artefakten bzw. Lysen, welche die diagnostische Beurteilung erschweren oder völlig unmöglich machen.
Empfehlungen für die häufigsten Materialarten
- Feinnadelpunktate (z. B. von Tumor, Lymphknoten, Mamma, Schilddrüse, Prostata): Die Flüssigkeit kann entweder fixiert (4 % Formalin, etwa 1/3 der Gesamtmenge) in Kunststoffröhrchen eingesandt werden oder als Ausstrichpräparat, ebenfalls in spez. Versandbehältern. Bei der Anfertigung von Ausstrichen folgen Sie bitte dieser Anweisung. Bei größeren Aspiraten empfehlen wir die Einsendung der gesamten Flüssigkeit; bei geringem Materialvolumen die Fixierung in einem entsprechendem Volumen 4%-Formalin (etwa 1/3 der Gesamtmenge oder bei sehr geringen Mengen alternativ 1 ml)
- Glaskörperaspirat: die Spritze nach Punktion komplett mit 4 % Formalin aufziehen, sicher verschließen und bei Rauumtemperatur übersenden. Ein Ausdrücken/Überführen des Materials (über die Nadel) in ein anderes Gefäß sollte demgegenüber aufgrund der hierbei auf die Zellen wirkenden Scherkräfte vermieden werden
- Punktionsflüssigkeiten (z. B. von Pleuraerguss oder Aszites): Das Punktat ist durch Hinzufügen von 4 % Formalin (ca. 1/3 des Punktatvolumens) zu fixieren und in einem fest verschlossenen Kunststoffgefäß einzusenden. Bitte schicken Sie uns die gesamte Flüssigkeitsmenge (bzw. bei sehr voluminösen Punktaten max. 1 Liter), um bei der Zentrifugation genügend viel Zellvolumen zur Herstellung von Paraffinzellblockpräparaten zu erhalten
- Urin: Per Katheter gewonnene Spülflüssigkeit ergibt bessere Resultate als Sammelurin. Wie bei Punktionsflüssigkeiten ist die gesamte Flüssigkeit fixiert (4 % Formalin, etwa 1/3 der Gesamtmenge) in einem fest verschlossenen Behälter einzusenden
- Sputum: Bei verdächtigen radiologischen Befunden sollte der Thorax auf der jeweiligen Seite perkutiert werden, um die zelluläre Ausbeute zu erhöhen. Für das Auffangen und Versenden des Sputums gibt es spezielle Kunststoffgefäße. Vor dem Versand fixieren Sie das Material bitte mit 2-3 ml 4 % Formalin
- Bronchusspülflüssigkeit (bronchoalveoläre Lavage): Die gesamte Spülflüssigkeit ist fixiert (4 % Formalin, etwa 1/3 der Gesamtmenge) in einem fest verschlossenen Kunststoffgefäß einzusenden
- Zervixabstriche: Nach der Anfertigung geeigneter Abstriche bitten wir um Übersendung der Objektträger in bruchsicheren Versandhülsen
Zur Herstellung von für die zytopathologische Diagnostik geeigneten Ausstrichen von Feinndelpunktaten empfehlen wir folgendes Vorgehen:
- Gezielte Punktion der verdächtigen Lokalisation
- Aufbringen des Punktates auf Objektträger durch langsames Ausdrücken des Spritzenkolbens (Nadel vorher entfernen)
- Ausstreichen des Materials mittels eines zweiten Objektträgers
- Nach Möglichkeit mindestens vier Ausstriche auf diese Weise anfertigen
- Lufttrocknung (nur für Zervixzytologie fixieren)
- Übersendung der Ausstriche in bruchsicheren Versandhülsen
Die Begutachtung von Muskel- und Nervenbiopsien (natives Gewebe) erfolgt durch die Neurologische Universitätsklinik und Poliklinik Würzburg. Bitte senden Sie Ihr Probenmaterial direkt dorthin; erforderlich ist eine telefonische Voranmeldung im Histologischen Labor. Tel.-Nr.: 0931 201-23641
Einsendung von Hirnbiopsien
- Hirnbiopsien werden üblicherweise fixiert eingesendet. Die Fixierung erfolgt i. d. R. in Formalin 4 %
- Das Präparat sollte frei im Formalin schwimmen. Dies erfordert, im Vergleich zum Präparat, mindestens das 5-fache Formalinvolumen
- Der Postversand erfolgt in Plastikgefäßen
- Für Proben von Gehirntumoren ist natives Gewebe wünschenswert, aber nicht notwendig
- Dagegen sind Schnellschnitte nur an nativem Gewebe durchführbar
Einsendung von Liquor zur zytologischen Untersuchung
- Die Aussagefähigkeit der Liquorzytologie hängt entscheidend von der Zeit zwischen Liquorentnahme und -Verarbeitung ab, da die Zellen im Liquor rasch schrumpfen und autolysieren. Der Zusatz von Konservierungsmitteln ist, anders als in der allgemeinen Zytologie, nicht möglich
- Liquor sollte unmittelbar nach Entnahme weiter verarbeitet werden, um eine optimale Auswertung zu ermöglichen
- Der Versand des Liquors erfolgt in sterilen Röhrchen
- Der Liquor muss innerhalb 1 Stunde nach Entnahme im Labor eintreffen
- Bitte schicken Sie die gesamte Liquorflüssigkeit gekühlt direkt an das Liquor-Labor in der Universitäts-Kopfklinik: Univ.-Klinik Würzburg, Neurologische Klinik und Poliklinik B1, Liquor-Labor, Josef-Schneider-Str. 11, 97080 Würzburg, Tel-Labor: 0931/201-23651, Tl-Pforte: 0931/201-24719
- Die erste Färbung erfolgt im Liquorlabor der Neurologie
- Die Beurteilung der Zytospinpräparate erfolgt durch das Pathologische Institut, Abteilung Neuropathologie
- Bei einem längeren Transportweg kommt als Alternative die Herstellung von Zytospinpräparaten mittels einer Zytozentrifuge in Ihrem Labor (Einsendelabor) in Betracht
Sonstige Informationen und Formulare
(1) Für Gewebeproben: Primärgefäße (ø 25 mm, Höhe 50 mm, gefüllt mit 4% Formalin) + Sekundärgefäß + Versandhülle aus Kunststoff
(2) Für Zytologische Proben: Primärgefäße (50 ml, leer) + Druckverschlussbeutel aus Kunststoff + Versandbeutel aus Papier
Nur für Selbstabholer:
(3) Standardgefäße (ø 35 mm, Höhe 80 mm, gefüllt mit 4% Formalin), 120 oder 240 Stk. fertig abgepackt in Alubox. Kleinere Mengen auf Anfrage (Transportbox selbst mitbringen)
(4, 5) Für größere Proben: Leere Primärgefäße in verschiedenen Volumina: 250 ml, 1 l, 2 l, noch größere auf Anfrage
Bei Bedarf sind auch Köcher für Objektträger verfügbar.
Trotz unserer Bemühungen um rasche Befundung Ihrer Einsendungen sind Wartezeiten unvermeidbar wegen der Komplexität der pathologischen Diagnostik und des teilweise enormen Zeitbedarfs der einzelnen Arbeitsschritte: 1. Fixieren, 2. Einbetten (Paraffin), 3. Schneiden, 4. Färben, 5. Begutachten, 6. Befundschreiben. Gleich der 1. Schritt, die Fixierung, kann bis zu einem Tag dauern, wobei ein Unterschreiten der minimalen Fixationszeiten Qualiltätseinbußen bei der späteren Färbung (und Probleme bei der Befundung) nach sich zieht. Ergibt sich bei der Begutachtung die Notwendigkeit von Zusatztests (z.B. immunhistochemisch oder molekularpathologisch), können sich die Wartezeiten bis zum definitiven Befund z. T. beträchtlich verlängern. In diesen Fällen erfolgt zunächst auf der Basis der 1. Begutachtung ein Erstbefund; über das Ergebnis der Zusatzuntersuchungen informieren wir dann in u. U. mehreren Zusatzberichten.
Die folgenden Angaben zum Zeitbedarf für die Befunderstellung sind Durchschnittswerte, die unter bestimmten Bedingungen im Einzelfall auch überschritten werden können. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um institutsinterne Laufzeiten handelt, zu denen sich noch die Befundübermittlungszeiten addieren, die beim Faxen nicht ins Gewicht fallen, bei der postalischen Briefzustellung jedoch ca. einen weiteren halben Tag betragen.
- Schnellschnitt: Telefonische Befundmitteilung ca. 20 Minuten nach Materialeingang im Institut; bei großen Präparaten mit mehreren Fraktionen entspr. länger
- Biopsien ohne Zusatzuntersuchungen: Ca. 50 % der Befunde am Tage X+1 (1 Tag nach Materialeingang), der Rest überwiegend am Tage X+2
- Resektate (hauptsächlich onkologische Befunde): Ca. 50 % der Befunde bis zum Tage X+2, der Rest überwiegend 1 oder 2 Tage später. Die gegenüber Biopsien um 1 Tag höheren Werte erklären sich aus der bei Resektaten initial notwendigen 1-tägigen Formalinfixation
- Referenzzentrum (Lymphknoten): In 2/3 der Fälle erfolgt ein Erstbericht bis zum Tage X+4; diese Berichte basieren i. d. R. bereits auf ersten immunhistochemischen Färbungen. Bei Notwendigkeit weitergehender Tests (z. B. immunhistochemisch oder molekularpathologisch) werden deren Ergebnisse in Zusatzberichten mitgeteilt, deren Erstellungszeit abhängig ist vom Zeitbedarf der jeweiligen Tests
- Hämatologie (Beckenkämme bzw. Knochenstanzen): Ca. 50 % der Befunde bis X+4, der Rest überwiegend bis X+6. Die relativ langen Laufzeiten sind eine Folge von labortechnischen Besonderheiten (Fixierung und Entkalkung dauern je einen Arbeitstag)
- Zytopathologie: Ca. 2/3 der Befunde am Tage X+1 (1 Tag nach Materialeingang), der Rest überwiegend am Tage X+2
- Neuropathologie: Ca. 50 % der Befunde am Tage X+1, 2/3 der Befunde bis X+2; der Rest (oft mit Immunhistochemie) 1-2 Tage später
- Immunhistochemische Tests: Zeitbedarf i. d. R. 2 Tage, d. h. bei Vorliegen von Paraffinblöcken
- Molekularpathologische Tests: Zeitbedarf differiert stark abhängig von der Art des Test: ca. 2-7 Tage
In den weitaus meisten Fällen wird der pathologische Befund seinem Ruf als "Goldstandard der Diagnostik" gerecht. Trotzdem kommt es gelegentlich zu unbefriedigenden Begutachtungen. Sieht man von banalen Verwechselungen ab - durch den Einsender (z. B. unzureichende Probenidentifikation) oder auch das Pathologische Institut - sowie von den ebenso seltenen, groben pathologischen Fehlleistungen, haben diese häufig folgende Ursachen:
- Unzureichende klinische Informationen, vor allem fehlende Angaben zu Anamnese (z. B. Vorbestrahlung, Chemotherapie), klinischer Symptomatik (z. B. Immuninsuffizienz) oder Differentialdiagnosen
- Unzureichende Materialbeschreibung, vor allem fehlende Angaben zum Entnahmeort oder zur Orientierung des Präparates
- Unzureichendes Material:
- Zu wenig (für die Herstellung geeigneter Schnitte)
- Zu sehr verändert (z. B. massive Artefakte infolge fehlender Fixierung)
- Nicht repräsentativ (z. B. Nichtreffen des Tumors bei der Biopsie)
Wir bitten unsere Einsender im eigenen Interesse um Berücksichtigung dieser Zusammenhänge, da anderenfalls mit suboptimalen Ergebnissen verschiedener Ausprägung zu rechnen ist:
- Verzögerungen bei der Befunderstellung
- Durchführung vermeidbarer Zusatztests (z. B. Immunhistochemie)
- Abgeschwächte Aussagen (z. B. "der Befund spricht für ..." oder gar "der Befund ist vereinbar mit ..." statt eines unmissverständlichen "es handelt sich um ...".
- Fehlinterpretation
Umgekehrt ist eine korrekte pathologische Diagnose immer auch ein Stück weit das Verdienst des einsendenden Klinikers bzw. das Ergebnis einer gelungenen Kooperation.
Gemäß der EU-Verordnung über in-vitro-Diagnosika 2017/746 (IVDR) stellen wir folgende Dokumente zur Einsicht:
Konformitätserklärung
gemäß Art. 5 (5) der IVDR zur Eigenherstellung von in-vitro-Diagnostika in Gesundheitseinrichtungen
Grundlage bilden die Geschäftsbedingungen der Kassenärztlichen Vereinigungen und deren Gebührenordnungen, Geschäftsbedingungen der Krankenkassen und Krankenversicherungen und anderer Kostenträger gemäß der jeweils gültigen Gebührenordnung sowie die Berufsordnungen für Ärzte und die bindenden Regularien der Selbstverwaltung auf dem Boden des SGB V.
Das Institut behält sich vor, bei Bedarf einen Konsilpartner um eine Zweitmeinung zu ersuchen (Liste der Konsilpartner kann auf Anfrage eingesehen werden), oder ggf. weitere Laboruntersuchungen im Unterauftrag zu vergeben. Dabei werden auf dem Postweg relevante Informationen über die Probe / den Patienten übermittelt und Material verschickt. Dies erfolgt zum Zwecke der medizinischen Diagnostik im Rahmen von Datenschutz-Grundverordnung / Bundesdatenschutzgesetz. Sollten Einsender / Patienten hiermit nicht einverstanden sein, bitten wir um entsprechende Information.
Bei Ausfall von Geräten werden die Untersuchungen soweit möglich manuell im Institut durchgeführt. Sollte wegen erheblichen Ausfalls von Personal oder Geräten die Bearbeitung eines Auftrags im Institut im Einzelfall einmal nicht möglich sein, erfolgt entweder eine Unterauftragsvergabe an nach ISO/IEC 17020 akkreditierte Institute bzw. Praxen oder nach Rücksprache mit dem Einsender eine Weiterleitung des Auftrags an anderweitige Institute bzw. Praxen. Sollte die Unterauftragsvergabe nicht akzeptiert werden, bitten wir um entsprechende Mitteilung.
An uns gesendetes Konsilmaterial bewahren wir gemäß unseren Archivierungsfristen zum Zwecke eventueller Nachforderungen auf. Diese sind für Schnitte: 30 Jahre, für Tumorblöcke: mind. 10 Jahre, für restl. Blöcke: mind. 4 Jahre; i. d. R. jedoch rund 30 Jahre für alle Blöcke. Auch längere Archivierungsfristen berücksichtigen wir gerne auf Anfrage. Auf Verlangen des Einsenders senden wir das Material selbstverständlich wieder zurück.
